La documentation supportant les activités admissibles est souvent le maillon faible des réclamations de crédit d'impôt au titre de la RS-DE. Dans certaines entreprises, la documentation* disponible est très fragmentaire et quasi inexistante. Dans beaucoup de cas, la documentation conservée concerne la finalité du projet (dessins techniques, procédures, etc.). Les cas sont rares où on peut retrouver une documentation illustrant les étapes du processus de développement suivi par l'entreprise et les problématiques étudiées pendant la réalisation du projet. C'est pourtant le coeur de la documentation que l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) souhaite examiner lors d'une vérification scientifique.

Les principales objections des entreprises réclamantes face à la production d'une documentation accrue concernent la pertinence d'une telle documentation et l'inefficacité du processus de développement ; le personnel technique n'a pas de temps à consacrer à une documentation plus détaillée des problématiques qui, de toute façon, sont bien connues des gens qui travaillent au projet. Les détracteurs du papier renchérissent en expliquant que les problèmes techniques sont discutés lors de réunions face à face, très souvent sur le plancher de l'usine et que les écrits, dans un tel contexte, ne feraient qu'alourdir le processus.

Bien que nous soyons sensibles à ces arguments, nous sommes d'avis qu'une documentation plus détaillée du processus et des problématiques étudiées peut contribuer à la fois à solidifier les bases des réclamations de crédits d'impôt et à améliorer l'efficacité du processus de développement.

L'écrit, outil de communication de première ligne*

Chez Toyota, la communication écrite tend à remplacer les réunions tenues sur une base régulière dans la gestion des projets. Quand un problème touche différents intervenants, la procédure est de préparer un court document écrit faisant état des éléments importants de la situation. Un formulaire d'une page existe à cet effet afin de s'assurer que tous les éléments importants sont abordés. Les récipiendaires du document se doivent de commenter la situation par écrit.

Le manufacturier japonais affirme qu'une ou deux itérations d'un tel processus permettent de communiquer une quantité importante d'information pertinente et que les intervenants arrivent à régler la quasi-totalité des points soulevés par la problématique. Les points non résolus sont ensuite l'objet d'une courte rencontre face à face. Toyota témoigne des principaux avantages d'une telle approche.

• Documentation structurée et sommaire du processus de décision, disponible sous une forme conviviale pour le reste de l'organisation. Le document écrit oblige son auteur à bien analyser tous les aspects de la problématique et à les exprimer clairement à ses interlocuteurs. Cela contribue à améliorer l'efficacité du processus de résolution de problèmes et à favoriser le partage de connaissances au sein de l'entreprise.
  
  
• Réduction substantielle de la fréquence et de la durée des réunions qui sont beaucoup plus ciblées et beaucoup mieux préparées par les intervenants. Dans de nombreuses entreprises, les personnes convoquées à une réunion arrivent avec peu ou pas de préparation. Une bonne partie de la réunion sert à définir le problème et les solutions proposées sont souvent le reflet du peu de temps consacré à réfléchir au problème. Les communications écrites préalables font en sorte que les intervenants, lors d'une réunion, sont au fait des moindres aspects du problème et sont avancés dans leurs réflexions.

 Éléments clés du succès

Le succès de l'approche écrite de Toyota est incontestable. Il repose sur certains facteurs clés à partir desquels il est pensable d'importer ce succès au sein de nos entreprises, peu importe leur taille. Ces facteurs sont :

• La création d'un formulaire standard et très court (moins de deux pages);

• Le développement d'habiletés à communiquer des idées de façon concise;

• La valorisation d'une telle approche dans la culture d'entreprise.

Le programme de crédit d'impôt à la RS-DE existe pour supporter les efforts des entreprises innovantes à faire progresser leur base de connaissances scientifiques et technologiques. Bien que les exigences en matière de documentation puissent laisser croire qu'elles doivent être au service du crédit d'impôt, la réalité est toute autre. Il est possible de mieux documenter tout en améliorant la performance du processus de développement.

Toutefois, mieux documenter requiert un changement dans l'entreprise. Mais rappelez-vous que comme tout changement, l'effort réel ne réside pas dans la façon nouvelle d'opérer mais dans la transition entre l'ancienne et la nouvelle approche. Chez Raymond Chabot Grant Thornton, nous pouvons vous aider à faire cette transition.
 

Par :
Raymond Chabot Grant Thornton
www.rcgt.com
 

Raymond Chabot Grant Thornton a produit la présente publication afin d'informer les lecteurs des récents développements. Elle ne présente pas une analyse complète de la législation fiscale et du droit et ne devrait pas être substituée aux conseils de professionnels compétents.