Un livre de minutes ?

18 septembre 2013 in Non classé by Me Sylvie Bougie

Plusieurs de mes clients me demandent ce qu’est un livre de minutes, ce qu’il contient et son utilité. Suite à la suggestion d’une personne sur mon compte Twitter (@SBougieavocate et @Vigi_juridiques) j’ai décidé de vous expliquer l’importance du livre de minutes et ses différentes utilités pour une compagnie.

Le contenu du livre de minutes

Lorsque nous constituons une société, nous procédons à la création d’une personne morale distincte. Cette personne morale communique ses décisions par résolutions. Celles-ci sont adoptées par les administrateurs ou par les actionnaires de la société.

Nous insérons les résolutions écrites de la société dans un livre de société communément appelé le «livre de minutes». Les premières résolutions de la société sont les résolutions d’organisation de celle-ci. Cette organisation consiste, entre autres, en l’émission des actions et à la nomination des administrateurs et des dirigeants de la société.

Le livre des minutes contiendra également les statuts de constitution de la société (appelée communément «la charte»), les règlements, les procès-verbaux des assemblées, les résolutions, un registre des transferts, les valeurs mobilières, ainsi que les noms des actionnaires et des administrateurs et les certificats d’actions émis. Par la suite, il contiendra toutes les modifications apportées à l’actionnariat (arrivée et départ d’actionnaire), au nom de la société, aux postes d’administrateurs et de dirigeants ainsi que les décisions importantes prises au fil des années.

L’importance du livre de minutes

La Loi (Loi sur les sociétés par actions pour les compagnies à charte québécoise et Loi canadienne sur les sociétés par actions pour les sociétés à charte fédérale) exige qu’une société ait un livre de minutes qui contient les statuts, règlements, les procès-verbaux des assemblées ainsi que les résolutions des actionnaires. Il est également prévu que la société tienne un registre comprenant l’adresse et le nom de tous les actionnaires et de tous les administrateurs de la société ainsi que la date de leur entrée et de leur sortie de la société. Vous pouvez donc comprendre l’importance de faire l’inscription dans le livre de minutes de la société au fur et à mesure des changements. Il peut en effet être très difficile de retracer la date d’entrée ou de sortie d’un administrateur ou encore son adresse des années plus tard. Or, les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables de certaines dettes de la société, telles les déductions à la source ou les taxes impayées. Si la société découvre une telle dette pour une période où un seul administrateur était en fonction, et que ce dernier ne l’est plus, la société a tout intérêt à pouvoir faire la preuve du mandat de cet administrateur et de la période précise de ce mandat. Un livre de minutes incomplet pourra causer beaucoup d’embarras aux administrateurs présents.

Sans livre de minutes, il est très difficile de retracer l’historique de la société. Les résolutions écrites permettent également de démontrer que les décisions importantes de la société ont été prises conformément à la loi et qu’elles ont été autorisées par les personnes en fonction.

Enfin, en cas de conflit entre actionnaires, un livre incomplet ou qui ne reflète plus la réalité peut causer des problèmes.

Mise à jour même en l’absence de changementsIl est bon de savoir que, même en l’absence de changements au sein des actionnaires ou des administrateurs de la société, ou de changement au niveau de l’adresse du siège social ou du nom de la société, vous êtes tenus de remplir des résolutions annuelles chaque année suite à la réception de vos états financiers. Ces résolutions prévoient l’adoption des états financiers, la nomination des administrateurs et des dirigeants pour l’année suivante et la nomination d’un vérificateur ou d’un expert-comptable pour la préparation des prochains états financiers. Il faut également penser à rédiger une résolution de déclaration de dividendes si des dividendes ont été versés au cours de l’année aux actionnaires.

Qui peut demander à avoir accès au livre de minutes?

Dans le cadre d’un financement, le banquier ou l’investisseur potentiel risque de demander d’avoir accès au livre de minutes. En son absence, il faudra le constituer; ou le reconstituer en cas de perte; ce qui occasionne des délais importants et ce qui peut entacher la crédibilité ou le sérieux de la société. En plus des retards occasionnés par un livre de minutesnon à jour ou incomplet, il faut également penser aux frais supplémentaires qui y sont reliés. En effet, il est souvent beaucoup plus onéreux de reconstituer un livre de minutes que de le tenir à jour. Il faut retracer le nom du comptable pour chaque année, le montant des dividendes émis, la liste des décisions importantes prises par la société, le nom des actionnaires et des administrateurs de la société au fil des années. Il est possible de rédiger un règlement de régularisation, mais pour ce faire, on engendre la responsabilité des administrateurs présents et des actionnaires qui ratifient des actes passés.

L’avocat chargé d’une réorganisation dans le capital-actions de la société ou dans l’actionnariat de la société demandera à avoir accès au livre de minutes de la société. Ce dernier peut être amené à donner son opinion sur le statut juridique d’une société dans le cadre d’un financement ou d’un achat-vente d’actions. Si le livre des minutes n’est pas à jour ou incomplet, il ne pourra pas faire son travail.

Nous offrons à nos clients un « service d’entretien annuel de leur société ». Ainsi, nous conservons le livre de minutes de nos clients à nos bureaux et nous assurons de sa mise à jour. Ceci évite notamment la perte du livre de minutes et nous pouvons ainsi nous assurer de la
mise à jour annuelle du livre de minutes de nos clients.

En espérant que cet article vous a éclairé sur l’importance d’avoir un livre de minutes pour votre société et de le maintenir à jour et qu’il vous aura également permis de démystifier ce fameux livre de minutes!

Sylvie Bougie, avocate

418.263.4652

Entreprendre un recours judiciaire : Pourquoi ? Quand ? Comment ?

18 septembre 2013 in Conseils en affaires by Me Sylvie Bougie

 

-        « Il ne s’en tirera pas aussi facilement ! »

-        « C’est une question de principe ! »

-        « Elle est tellement de mauvaise foi ! »

-       « Je sais que j’ai raison ! »

-       « Je n’ai absolument rien à me reprocher !»

Dans notre pratique, lors de consultations juridiques, il n’est pas rare que les clients utilisent l’une ou plusieurs de ces expressions en exposant leur situation.

Selon nous, il peut toutefois être périlleux d’entreprendre un recours judiciaire animé par ces sentiments, aussi légitimes puissent-ils être ! Comme le fait d’entreprendre une procédure judiciaire ne constitue pas toujours la meilleure option, il faut à toujours garder trois questions: « Pourquoi », « Quand » et « Comment ».

« Pourquoi »

Pourquoi poursuivre ? Cette question vous semblera probablement bête à première vue ! Elle demeure toutefois essentielle dans la décision d’entreprendre un recours judiciaire.

En effet, devant une attitude empreinte de mauvaise foi, d’intransigeance, ou de mesquinerie, certains ont le réflexe de brandir le spectre d’une poursuite judiciaire. Certes, en certains contextes l’attitude d’un individu pourra avoir un impact dans le déroulement d’un litige ou sur certains aspects de celui-ci. Mais ce ne sera pas suffisant, en soi, pour entreprendre un recours en responsabilité civile ou en responsabilité contractuelle, par exemple ?

En droit, d’autres éléments devront servir d’assise au recours judiciaire envisagé, par exemple : une faute qui crée d’un dommage réel et un lien entre les deux, un bris à un engagement contractuel, le non-respect d’une règle législative, etc.

Considérant la surcharge qui pèse déjà sur le système judiciaire québécois et considérant l’insatisfaction que la lenteur et le coût des procédures peuvent parfois générer, il est de notre devoir à titre de conseillers juridiques de s’assurer que le recours judiciaire envisagé soit ancré dans une base juridique solide, au-delà de la charge émotive qui y est associée.

« Quand » et « Comment »

Chaque recours peut faire intervenir des particularités liées à divers aspects du dossier et/ou à la situation spécifique des individus qui les exercent.

Prenons  trois exemples concrets :

Exemple 1 : Un de vos clients vous doit de l’argent, quoi faire?

Bien sûr, vous avez la possibilité d’envoyer une mise en demeure vous-même. Toutefois, certains « mauvais payeurs » attendront de recevoir une mise en demeure par avocat ou même de recevoir une requête introductive d’instance (une poursuite) avant de coopérer.

Dans un cas pareil, il est important de bien évaluer les coûts à envisager pour récupérer les montants dus et ainsi voir si le jeu en vaut la chandelle. De plus, notre rôle en tant que conseiller d’affaires et de voir avec vous si une autre solution pourrait être envisagée afin de préserver la relation d’affaires avec votre client, si vous le désirez.

Enfin, ce n’est pas parce qu’une réclamation est modeste, voire minime, qu’elle est moins fondée en droit. Malheureusement, la réalité du système judiciaire et les coûts reliés au déroulement d’un litige jusqu’à jugement en décourageront souvent plus d’un.  En effet, une créance de 15 000$ ou de 150 000$ pourrait très bien devoir être démontrée par les mêmes éléments de preuve et donc générer des frais d’avocats tout à fait similaires.

Par conséquent, il importe de consulter son avocat afin de déterminer s’il est avantageux de poursuivre son client, les délais pour ce faire et les possibilités de récupérer son argent à la fin du processus.

Exemple 2 : Vous êtes victime de dommages à vos biens ou de dommages corporels ? Devriez-vous poursuivre ou pas ? Que pouvez-vous réclamer ? De combien de temps disposez-vous pour entreprendre un recours ?

Chaque cas est évidemment unique et il est important de consulter un conseiller juridique pour avoir des réponses à ces questions.

En effet, le fait d’être victime d’un accident n’est pas suffisant pour pouvoir poursuivre celui qu’on prétend en être l’auteur. Les faits entourant l’accident devront ultimement permettre de prouver une faute, un dommage et un lien de cause à effet entre la faute et le dommage.

La victime d’une faute pourra ainsi réclamer compensation pour tous les dommages directs qu’elle a subi et même les dommages futurs résultant de la faute, dans la mesure où il est certain qu’ils se manifesteront.

Il est encore une fois essentiel de consulter un conseiller juridique en pareilles circonstances car, dans certains cas, le recours devra être exercé très rapidement. Par exemple, un recours en responsabilité civile pour un dommage matériel devra être exercé à l’intérieur d’un délai de trois ans, sauf s’il est exercé contre une entité municipale régie par la Loi sur les cités et villes. En pareil cas, la victime devra exercer son recours à l’intérieur d’un délai de six mois.

Exemple 3 : Le bien acheté ou vendu est affecté d’un vice caché : quoi faire ?

Si vous êtes acheteur d’un immeuble ou d’un autre bien que vous considérez atteint d’un vice caché, la première chose à faire est d’en dénoncer l’existence au vendeur afin qu’il puisse évaluer ou faire évaluer le bien en question et proposer une solution acceptable, le cas échéant. Cette dénonciation doit se faire dans un délai raisonnable (au plus six mois à un an), mais devrait être faite le plus rapidement possible. Sauf circonstances particulières, une dénonciation qui n’est pas faite dans un délai raisonnable empêchera toute possibilité de réclamation ultérieure.

Dans la peau du vendeur, ce type de dossier pourra parfois être tout aussi difficile. Même si le vendeur est animé par les meilleures intentions et qu’il divulgue tout ce qu’il connaît sur le bien vendu, il pourra tout de même être responsable d’un vice caché affectant l’immeuble.

Ainsi, dès la constatation de vices ou de défectuosités, les services de professionnels compétents peuvent devenir essentiels et permettront d’éviter beaucoup de tracas et de frais. Votre conseiller juridique saura déterminer les gestes à poser afin de préserver vos droits et pour vous assister dans la résolution du litige.

La notion de vice caché comporte en soi plusieurs éléments à considérer et seule une analyse par des professionnels qualifiés permettra de connaître réellement la situation dans laquelle vous vous retrouvez.

Conclusion

Certaines mesures alternatives et volontaires de règlement des différends, (conférence de règlement à l’amiable, médiation,…) sont mises à la disposition de nos clients pour éviter des coûts exorbitants et pour faciliter la négociation d’une solution au litige.

Il convient également de souligner que le Code de procédure civile fait présentement l’objet d’une réforme. Une des mesures envisagées par cette réforme vise à augmenter le montant maximal d’une réclamation qui pourrait être présentée devant la division des petites créances de la Cour du Québec et le faire passer de 7 000 $ à 15 000 $.

Ces mesures peuvent encourager à faire valoir vos droits, lorsque ceux-ci sont bien fondés et ce, malgré le caractère modeste du montant qui pourrait être en jeu.

Rappelons aussi qu’un litige comporte pour les parties une charge de stress et d’implication qui les replongera parfois dans la situation difficile qui est à l’origine du conflit. Il vaut mieux, selon nous, attendre d’être dans de bonnes dispositions pour entreprendre et mener à bien ce processus qui pourra parfois s’avérer ardu et chargé émotivement.

C’est pourquoi nous nous faisons un devoir de garder constamment ces éléments en tête dans la gestion des litiges de nos clients, afin que leurs intérêts soient bien servis et de la manière la plus humaine possible.

Ainsi, que vous songiez à faire valoir vos droits ou que vous receviez une mise en demeure, il est primordial de discuter de votre dossier avec un professionnel compétent. Il nous fera plaisir d’analyser avec vous votre dossier, à la lumière de vos droits et de vos obligations, avant d’entreprendre, ou pas, la démarche appropriée.

 

 
 

 

 

L’obligation d’investigation de l’acheteur en matière de vices cachés : le recours à un expert est-il nécessaire ?

26 août 2013 in Conseils en affaires by Me Sylvie Bougie

Nous en convenons d’entrée de jeu, ceci n’est certes pas le premier texte à paraître sur le sujet. Toutefois, notre implication récente dans des litiges en matière de vices cachés et plus particulièrement la lecture de décisions récentes de nos tribunaux nous a convaincu de la pertinence de ce billet.

En effet, alors que les décisions des tribunaux québécois dans les litiges faisant intervenir la garantie légale de qualité contre les vices cachés apparaissaient, jusqu’à une certaine époque plutôt favorables aux acheteurs, il nous a semblé, à la lecture de décision plus récentes, que les tribunaux se montrent de plus en plus exigeant quant au comportement de ce dernier lorsque vient le temps d’analyser le caractère occulte du  vice allégué.

On pourrait avoir tendance à croire qu’il suffise d’invoquer l’ignorance d’un vice important qui affecte le bien acheté pour faire intervenir automatiquement la garantie de qualité contre les vices cachés et ainsi se voir indemnisés pour les pertes encourues afin de remédier aux défauts du bien acquis. La réalité est quelque peu différente.

A-    Éléments donnant ouverture à la garantie légale de qualité contre les vices cachés.

La garantie légale de qualité contre les vices cachés est prévue à l’article 1726 du Code civil du Québec.

L’article 1726 C.c.Q. est à l’effet que :

« 1726. Le vendeur est tenu de garantir à l’acheteur que le bien et ses accessoires sont, lors de la vente, exempts de vices cachés qui le rendent impropre à l’usage auquel on le destine ou qui diminuent tellement son utilité que l’acheteur ne l’aurait pas acheté, ou n’aurait pas donné si haut prix, s’il les avait connus.

Il n’est, cependant, pas tenu de garantir le vice caché connu de l’acheteur ni le vice apparent; est apparent le vice qui peut être constaté par un acheteur prudent et diligent sans avoir besoin de recourir à un expert. ».

Pour donner ouverture à la garantie légale, le vice doit présenter quatre caractères, tous essentiels à la garantie : il doit être caché, suffisamment grave, existant au moment de la vente et inconnu de l’acheteur.

Nous concentrons pour notre part notre attention sur le caractère caché ou occulte du vice.

B-    Caractère caché du vice

La lecture et l’analyse de décisions récentes nous a permis de constater que nos tribunaux semblent de plus en plus nuancer la portée et l’application du deuxième alinéa de l’article précité.

Le principe a été posé par la cour suprême, en ces termes :

« 51 Le caractère caché du vice s’apprécie selon une norme objective, c’est-à-dire en évaluant l’examen fait par l’acheteur en fonction de celui qu’aurait fait un acheteur prudent et diligent de
même compétence : P.-G. Jobin, « Précis sur la vente », dans La réforme du Code civil (1993), vol. 2, 359, p. 466; M. Pourcelet, La vente (5eéd. 1987), p. 149. Autrement dit, on ne s’interroge pas simplement sur l’ignorance du vice; on cherchera aussi à déterminer si un acheteur raisonnable placé dans les mêmes circonstances aurait constaté le vice. »[1].

Ainsi, l’élément essentiel de l’analyse du caractère occulte du vice allégué repose sur l’examen du bien fait par l’acheteur, à la lumière d’un acheteur raisonnable placé dans les mêmes circonstances.

Alors que le deuxième alinéa de l’article 1726 semble clairement exclure la nécessité de recourir à un
expert dans l’examen du bien, l’analyse de la jurisprudence permet d’apporter d’importantes nuances.

Est-ce qu’on devrait avoir recours à un expert quand le bâtiment est âgé ? Que faire si l’on remarque certaines petites anomalies sur l’immeuble ?

Nos tribunaux ont tranché à diverses occasions que les éléments suivants pourraient entraîner l’exigence qu’un acquéreur s’adjoigne les services d’un expert avant de procéder à la transaction : l’âge du bâtiment ; le fait que des promettant-acheteurs précédents se soient désistés suite à la réception
d’un rapport d’inspection préachat rendu disponible ; la présence d’indices de défectuosités, tels que de signes d’efflorescences, des petites fissures apparentes, par exemple.

Interpréter l’article 1726 comme signifiant que le recours à un expert n’est jamais nécessaire aurais pour effet de « déresponsabiliser l’acheteur ».

L’obligation d’investigation imposée à l’acheteur pourrait même, en certaines circonstances, exiger de lui des travaux destructifs ou intrusifs, comme ouvrir un mur, enlever le crépis
autour d’une fondation, afin qu’il puisse connaître l’ampleur des déficiences que certains indices laissent présager.

C-    Conclusion

Malgré l’apparente clarté des termes du deuxième alinéa de l’article 1726, le concours d’un expert qualifié, préalablement à l’achat d’un immeuble pourrait s’avérer essentiel afin de se prémunir contre d’importantes difficultés résultant de la découverte, a posteriori, de défectuosités et déficiences dans le bien acquis.

C’est d’ailleurs là le meilleur conseil que nous puissions donner à nos clients qui sont sur le point de se
porter acquéreur d’un nouvel immeuble. Faire inspecter !

Et cela pourrait être tout aussi opportun pour le vendeur, qui serait quant à lui mieux à même de connaître et de divulguer l’état réel de l’immeuble qu’il s’apprête à vendre et ainsi éviter de se faire entraîner dans un recours en vice cachés, s’évitant du même coup de vivre une expérience financièrement et personnellement difficile.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute question en cette matière. Parfois, une petite consultation vous permettra d’éviter une perte financière importante.

Demarrage d’entreprise: Les éléments à penser et les erreurs à éviter

20 août 2013 in Démarrage by Me Sylvie Bougie

Vous désirez partir en affaires? Vous avez procédé à la rédaction de votre plan d’affaires et vous avez entamé les démarches pour obtenir un prêt de votre institution financière ? Vous avez pleins d’idées et être très enthousiaste de vous lancer dans ce beau projet ?

D’abord félicitations ! Ce n’est pas tout le monde qui a le courage de devenir son propre patron. Étant entrepreneure moi-même je comprends bien ce besoin et ce sentiment qui nous pousse à créer notre entreprise !

Plusieurs croient qu’il n’est pas nécessaire de communiquer avec son conseiller juridique lorsqu’on planifie la création de son entreprise. En fait, plusieurs croient qu’un avocat n’est utile que lorsqu’on fait face à un conflit ou en cas d’infraction à une loi. Or, la fameuse maxime « mieux vaut prévenir que guérir » s’applique parfaitement au droit des affaires et encore plus au stade du démarrage d’entreprise.

Voici un survol des principaux éléments sur le plan juridique auxquels il faut penser lorsqu’on démarre un projet d’affaires. Négliger ces différents aspects peut avoir des conséquences financières importantes pour votre entreprise.

  •  Le choix de la structure juridique

Il y a plusieurs éléments à considérer lorsque vient le temps de choisir la forme juridique de son entreprise. Est-ce mieux de procéder à la création d’une société par actions ou encore avoir une entreprise individuelle ? Devrais-je procéder à la création d’une coopérative ?

Le choix de la structure juridique dépendra d’une multitude de facteurs, tel que le fait de partir seul ou avec d’autres associés, l’expectative de revenus les premières années, les risques financiers et les risques reliés au domaine d’activité.

Plusieurs entrepreneurs ont tout perdu lorsque leur entreprise a fait l’objet d’une poursuite ou que l’entreprise n’avait plus les moyens de rencontrer ses engagements financiers. D’autres ont eu la mauvaise surprise de constater le prix que pouvait réellement avoir le cautionnement solidaire d’une obligation. Il est donc important de bien choisir le véhicule juridique de son entreprise.

Nous vous référons à notre article parue à ce sujet ici.

Une fois ce choix effectué, il y a également lieu de souscrire à une couverture d’assurance responsabilité suffisante.

  • Le choix du nom de son entreprise

Il peut être difficile de trouver un nom pour votre entreprise. Nous recherchons habituellement un nom facile à retenir et à prononcer, qui décrit d’une façon originale nos produits et services.

Or, le défi consiste également à s’assurer que ce nom ne porte pas à confusion avec le nom d’une autre entreprise déjà existante, qui œuvre dans un secteur d’activités semblable ou similaire ou avec une marque de commerce.

Une fois le nom trouvé, l’entreprise acquiert habituellement un nom de domaine et procède à la création de son logo, lequel devrait se retrouver sur le papier en-tête de l’entreprise, les enveloppes, les cartes d’affaires, le site internet et les objets promotionnels.

Or, si le nom ou votre image de marque porte à confusion avec une entreprise semblable, cette dernière pourrait, à bon droit, exiger que vous cessiez d’utiliser ce nom et/ou cette image de marque et que vous détruisiez tout votre matériel promotionnel en lien avec ce nom et/ou cette image de marque. Le tout sera évidemment très coûteux pour l’entreprise qui devra en plus se questionner de nouveau sur le choix du nom et de son image corporative. Le tout pourrait également affecter la notoriété que votre entreprise aurait réussi à acquérir avec le temps, sous son ancienne image.

Par conséquent, il est judicieux de consulter un avocat avant de débuter ce processus, afin de s’assurer que vous pourrez continuer à opérer votre entreprise sous ce nom.  Il y aura peut-être également lieu de déposer une marque de commerce pour protéger votre nom et votre image.

  • Établir la structure financière ainsi que l’actionnariat de l’entreprise

Il est de plus en plus fréquent que nos clients obtiennent du financement de particuliers, partenaires d’affaires ou « anges financiers ». Il est important d’établir avec les investisseurs si ces derniers désirent investir dans votre entreprise sous forme de prêt, de débentures convertibles ou sous formes d’actions dans votre entreprise. Le tout varia évidemment en fonction de la structure juridique choisie.

Certains entrepreneurs font l’erreur de vouloir accepter trop vite toute les conditions exigées par le futur investisseur. Il est important de vérifier les alternatives possibles et la forme d’investissement qui sera la plus appropriée pour l’entreprise à court et à long terme.

Si l’investissement doit se faire sous forme d’émission d’actions dans le capital-actions de votre entreprise, il est possible d’émettre des actions votantes ou non, ayant droit à des dividendes privilégiés ou non. Les émissions d’actions de votre société doivent respecter les règles édictées par l’Autorité des marchés financiers, en matière de valeurs mobilières.

Il est donc important de réfléchir à la structure financière de son entreprise dès l’étape de démarrage et de consulter son banquier, son comptable et son conseiller juridique à ce niveau.

Si vous décidez de partir en affaire avec d’autres actionnaires (société par actions) ou d’autres associés (société en nom collectif) il est primordial de conclure une convention entre actionnaires ou une convention de société. Voir à ce sujet notre article « Pour éviter le pire ». Le but étant encore une fois de vous éviter des litiges avec vos partenaires d’affaires.

  •  Secteurs réglementés

Il existe une multitude de secteurs couverts par une réglementation spécifique. Nous pouvons penser entres autres aux professionnels soumis au Code des professions qui doivent respecter plusieurs exigences au niveau du nom de leur entreprise et relativement à la détention des actions au sein de leur entreprise.

Il y a également plusieurs secteurs où il faudra que l’entreprise détienne un permis ou une licence pour exercer ses activités. Nous pouvons penser au secteur de la restauration, des agents de voyage, des services financiers, etc.

Il est donc important de consulter un avocat afin de s’assurer que notre projet d’entreprise tienne bien la route et d’éviter des sanctions ou des infractions.

Nous vous référons à notre article « Avez-vous votre permis ? » pour d’autres exemples où il est nécessaire d’avoir un permis, paru ici.

  • Choix des locaux

Lorsque vous avez trouvé les locaux de vos rêves, vous vous voyez déjà l’aménager selon vos goûts. Or, avant de signer un bail il est important de réfléchir à l’expansion potentielle de votre entreprise ou son échec.

En matière de bail de logement, il existe un document standardisé. Or, en matière de bail commercial il n’y pas de modèle préétabli. De plus, si en matière de bail de logement, il existe une multitude de règles visant à protéger les locataires, ces règles sont très différentes en matière de bail commercial. Il n’est pas rare que le locateur propose un bail comportant de nombreuses pages et de nombreuses obligations !

Par conséquent, avant de conclure un bail commercial il est important de réfléchir sur les prévisions à court et à moyen terme de notre entreprise. Prévoit-ton l’embauche de collaborateurs ? Aura-t-on besoin d’espace supplémentaire dans le futur ?

De plus, le fait de faire analyser votre bail par votre conseiller juridique avant sa signature pourrait vous éviter de très grosses surprises. Avez-vous droit de céder votre bail ? De le résilier ? Avez-vous un cautionnement personnel ? Est-ce qu’un concurrent peut venir s’établir dans le même édifice ? Autant de questions qui pourront rendre nécessaire un peu de négociation avec le locateur.

  • Établir de bons contrats

Si vous offrez des services, vous allez évidemment réfléchir à votre offre de services afin de la rendre alléchante et différente de la concurrence. Pour avoir des bonnes relations à long terme avec vos clients, il est très pertinent d’avoir un bon contrat de services. Ce contrat vous permettra d’éviter des malentendus avec vos clients relativement aux services à rendre et à vos tarifs. De plus, avoir un bon contrat de services peut donner une image professionnelle à votre jeune entreprise.

Je vous réfère à notre billet à ce niveau « Contrat de service ». Ce billet comprend une liste des éléments devant habituellement se retrouver dans un contrat de service.

Si vous offrez en vente des biens ou des produits, il y a également lieu de prévoir un bon contrat de vente. Ce dernier pourra prévoir les modalités de retour ou d’échange ou encore vos garanties.

Si vous vendez vos produits en ligne, il y aurait également lieu de veiller à la protection des informations confidentielles de vos clients transmis en ligne. Une façon de rassurer vos clients est de publiciser votre politique de confidentialité sur votre site Internet.

Votre conseiller juridique pourra rédiger avec vous ces documents et vous éviter des mésententes avec vos clients.

  •  Embauche d’employés ou de consultants

Si vous prévoyez embaucher des employés ou faire affaires avec des consultants, il peut être très pertinent de conclure un contrat avec ces derniers. Des clauses de non-concurrence et de confidentialité pourraient être nécessaires afin de protéger votre entreprise. Il est souvent utile de prévoir les tâches et responsabilités de vos employés ou des consultants ainsi que de prévoir à qui appartiendront les droits d’auteur sur les œuvres créer dans le cadre du mandat.

Enfin, vous serez tenu de veiller à la santé et à la sécurité de tous vos employés lorsqu’ils sont au travail. Par conséquent, il est préférable de connaître les règlements et les normes de santé et de sécurité au travail à respecter.

Plusieurs hésitent entre procéder à l’embauche d’employés ou faire affaires avec des travailleurs autonomes. Il est important de réfléchir à cet aspect et d’établir un environnement de travail qui sera conforme à ce choix.

  •  Conception du produit

Si vous désirez procéder à la vente d’un produit, vous devrez vous questionner sur le design de ce produit. Il faut alors porter une attention particulière afin de s’assurer de respecter la Loi sur le dessin industriel.

La notion de dessin industriel comprend les caractéristiques visuelles touchant la forme, la configuration, le motif ou les éléments décoratifs d’un objet.

Puisque la création d’un article demande un effort et encore plus sans doute la création et la mise en marché du produit, il est important de s’assurer que votre produit n’enfreint aucun droit.

De plus, il pourrait être pertinent d’enregistrer votre dessin industriel afin d’acquérir par la suite une protection à votre avantage.

  •  Marketing et vente

En matière de marketing et de vente de vos produits et services, vous devrez respecter certaines normes dont celles prescrites dans la Loi sur la protection du consommateur, par exemple, si votre public cible est constitué de personnes physiques et non d’entreprises.

Pouvez-vous nommer spécifiquement le nom d’un concurrent dans votre annonce publicitaire ? Que devez-vous indiquer si vous désirez faire un concours ? Plusieurs règles sont applicables à ce niveau et il est important de bien les connaître.

Enfin, la réglementation entourant votre secteur d’activités pourrait également contenir des règles relativement au marketing et à la vente de vos services. Chaque cas est donc à analyser selon ses particularités.

Conclusion

Il y a une multitude d’autres aspects qui peuvent devoir être analysés dans le cadre du démarrage de votre entreprise. Chaque entreprise étant unique, elle aura nécessairement ses besoins propres.

Le présent article se veut un survol des principaux éléments à surveiller dans le cadre de la planification de votre projet d’entreprise. Une mauvaise planification ou une mauvaise connaissance des risques qui peuvent survenir dans le cadre de votre entreprise pourrait mettre en péril la survie de votre entreprise. Par conséquent, nous vous recommandons d’être très prudent dans l’étape cruciale du démarrage de votre entreprise afin que cette dernière soit un succès. Lorsqu’on connaît bien tous les risques auquel on s’expose, on peut mieux s’en prémunir.

Suite à la lecture de cet article, est-ce que vous croyez qu’il est pertinent de consulter un conseiller juridique lorsque vous planifiez démarrer votre entreprise ?

Sylvie Bougie, avocate

418.263.4652

sbougie@vigiquebec.com

Salarié ou travailleur autonome : Pourquoi clarifier le statut et comment ?

20 août 2013 in Conseils en affaires by Me Sylvie Bougie

Que l’on se place du point de vue de celui qui fournit une prestation de travail ou de services (l’employé ou le travailleur autonome) ou de celui qui reçoit cette prestation (employeur ou client) la détermination du statut de salarié versus celle de travailleur autonome peut parfois revêtir une importance capitale.

En effet, la qualification de salarié ou de travailleur autonome pourrait avoir différents impacts dans la détermination des droits et obligations légales des différents acteurs œuvrant au sein d’une entreprise. Le champ et les modalités d’application de certaines lois telles; la Loi sur l’impôt, la Loi sur les normes du travail, la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, seront intimement liés à la qualification du travailleur. Que ce soit au niveau de l’impact fiscal, de l’éligibilité à certains avantages ou prescriptions et de l’ouverture à certains recours découlant de ces lois, la qualification du prestataire de service (travailleur) devient centrale.

A. Dispositions législatives et critères jurisprudentiels généraux

Le Code civil du Québec définit le contrat de travail, à l’article 2085, de la façon suivante :

« 2085. Le contrat de travail est celui par lequel une personne, le salarié, s’oblige, pour un temps limité et moyennant rémunération, à effectuer un travail sous la direction ou le contrôle d’une autre personne, l’employeur. »

Nos tribunaux rappellent toutefois que la qualification du statut du travailleur demeure d’abord une question de faits, propres à chaque cas particulier. Ces facteurs, il est bon de le répéter, ne sont pas exhaustifs et il n’y a pas de manière préétablie de les appliquer.  Leur importance relative respective dépend des circonstances et des faits particuliers de chaque affaire.

Dans l’affaire 9095-3532 Québec inc. (La Capitale Saguenay—Lac-St-Jean) c. Daigle[1], la Cour supérieure du Québec énumérait les critères pouvant servir à déterminer le statut de l’employé (salarié) versus celui de l’entrepreneur indépendant (travailleur autonome, notamment :

-l’existence de l’élément de profits ou de pertes;

-l’obligation de rendement et de production;

-la façon dont quelqu’un peut être embauché ou congédié;

-le lien de préposition et de subordination;

-la responsabilité de celui qui paie l’autre;

-la propriété des instruments de travail;

-l’obligation d’aviser lors des absences;

-l’obligation de présenter des rapports;

-l’obligation d’accomplir le travail soi-même;

-le comportement des parties à l’égard des déductions à la source;

B. Exemples de cas et conséquences

On le constate à la lecture des décisions portant sur le sujet, la qualification du statut du travailleur aura parfois d’importantes conséquences pour ce dernier ou pour l’entreprise qui retient ses services.

Cas no. 1

Dans une affaire récente[2], la demanderesse (la Commission de normes du travail) réclamait 5 139,38 $ de la défenderesse (une entreprise spécialisée en enquête de crédit) à titre de congés annuels, préavis, jours fériés et pénalités pour le bénéfice de la  présumée salariée Line Beaupré.

Malgré le fait que l’entreprise et Mme Beaupré n’ait pas signé de contrat au début de ses services, cette dernière sait que l’entreprise paie « à la pièce » et qu’elle sera travailleur autonome.

La Commission faisait valoir que Mme Beaupré devait être considérée comme salariée pour les fins de l’application de la Loi sur les normes du travail, alors que l’entreprise, Gauthier et Martin Inc. faisait valoir que Mme Beaupré était travailleur autonome.

Dans les circonstances particulière de ce dossier et à la lumière de la preuve, le tribunal a conclu que Mme Beaupré devait être considérée comme travailleur autonome.

Cette décision récente soulève deux points très intéressant selon nous.

Dans un premier temps, le fait que peu importe l’entente contractuelle intervenue entre les parties, celle-ci pourrait ne pas l’emporter sur les dispositions de certaines lois quand viendra le temps d’analyser le statut du travailleur concerné.

Il demeure toutefois très utile et pertinent d’encadrer l’exécution du travail des personnes qui œuvrent au sein d’une entreprise, soit par le biais d’un contrat de travail ou soit par celui d’un contrat de services afin que l’accomplissement de la prestation reflète effectivement, dans les faits, la réalité juridique quant au statut du travailleur, lequel pourrait être par la suite au centre d’une situation litigieuse.

La conclusion du contrat de service permettra de bien s’entendre sur la nature du lien qui unit le salarié à l’employeur ou le travailleur autonome à l’entreprise pour éviter toute ambiguïté entre les parties. Cependant, on comprend de cette décision que le meilleur contrat du monde ne viendra pas contrecarrer la véritable situation et le véritable lien juridique qui unit les deux personnes (salarié ou travailleur autonome).

Nous nous permettons de vous inviter à consulter un autre article portant spécifiquement sur ce sujet ici.

Également, on constate qu’un même travailleur pourrait être traité de façon différente en vertu de deux régimes légaux différents (normes du travail et lois fiscales par exemple). Dans ce cas précis, la travailleur avait été considérée comme salariée aux yeux des autorités fiscales, mais comme travailleur autonome au regard de la Loi sur les normes du travail.

Ainsi, il devient judicieux pour toute entreprise de bien définir le statut du travailleur afin de pouvoir valablement se conformer aux différentes obligations législatives applicables.

Cas no. 2

Un autre dossier[3] intéressant se situe dans le cadre d’une réclamation à la CSST pour un accident de travail. Il fait intervenir un cas où le Tribunal de première instance et la Cour d’appel ont eu à se pencher sur le statut d’un travailleur et ultimement établir s’il s’agissait d’un travailleur, d’un travailleur autonome ou d’un entrepreneur.

Un distributeur de produits laitiers qui œuvrait à son compte et qui avait également l’entreprise Natrel comme client, se blesse au poignet lors d’un déchargement de marchandise. Il recherche donc ensuite une prestation de remplacement de revenu à la CSST en vertu de la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles (LATMP).

Afin de pouvoir bénéficier des protections offertes par la loi, on devait déterminer que le prestataire de services était soit un travailleur au sens des articles 2 et 7, un travailleur autonome au sens de l’article 9, ou un travailleur autonome inscrit au sens de l’article 18 de la LATMP.

Au-delà des passages pertinents sur la qualification du travailleur, cette affaire présente, à notre sens, un intérêt supplémentaire. Dans sa décision, la Cour d’appel confirme la possibilité qu’on puisse être en présence d’un statut hybride. En l’espèce, le fournisseur de service a été considéré comme travailleur pour 80% de sa tâche et comme travailleur autonome pour le reste du temps.

Au surplus, la Cour d’appel, est venu préciser la portée de l’article 9 de la LATMP en établissant qu’un travailleur autonome pouvait exercer tant ses activités simultanément pour un client et pour lui-même.

En effet l’article 9 prévoit que le travailleur autonome qui, dans le cours de ses affaires, exerce pour une personne des activités similaires ou connexes à celles qui sont exercées dans l’établissement de cette personne est considéré un travailleur à l’emploi de celle-ci, sauf s’il exerce ces activités simultanément pour plusieurs personnes.

A contrario, l’entrepreneur ou le travailleur autonome qui se livre à des activités auprès d’une entreprises et qui exerce ces mêmes activités pour son propre compte pourrait donc tout de même être assimilé à un travailleur au sens de la LATMP et ainsi bénéficier des protections de la loi.

Il est également important de mentionner qu’en vertu de l’article 18 de la LATMP, tout travailleur autonome pourrait aussi décider de sa propre initiative de s’inscrire auprès de la CSST pour bénéficier des protections de la loi en cas d’accident de travail, et ce, moyennant une cotisation à être établie.

C. Conclusion

La détermination du statut du travailleur demeure donc d’abord et avant tout une question de faits. Tant pour le travailleur que pour l’entreprise, les conséquences fiscales (déductions admissibles, retenues à la source, …) que les conséquences sociales (cotisations à la CSST, éligibilité aux normes du travail, à l’assurance-emploi,…) peuvent parfois être importantes.

À notre avis, c’est en amont que se trouve la meilleure façon de se prémunir contre une situation litigieuse. À cette fin, il nous paraît opportun de rédiger un contrat clair et précis qui définit la nature de la relation et le cadre d’exécution de la prestation. De cette façon, l’analyse des faits à la lumière des critères retenus par nos tribunaux pour déterminer et qualifier la relation entre le travailleur et l’entreprise n’aura d’autre choix que d’être le reflet de la relation d’emploi désirée.

Comme chaque situation comporte ses propres nuances et particularités, n’hésitez pas à nous contacter pour toute assistance sur cette question.